KRS Klachtenfunctionaris
KRS is eenvoudig in gebruik en doeltreffend in rapportage:
- Opnemen gegevens van klagers (of hun vertegenwoordiger) en aangeklaagden.
- Verslagen schrijven van contactmomenten met klagers, aangeklaagden en eventuele betrokkenen.
- Agendafunctie
- NIEUW: nu met standaardbrieven voor bevestiging. niet-ontvankelijk, verlenging en afsluiting
- NIEUW: met een brievenmodule
- Documenten opnemen en mailen.
- Automatisch geanonimiseerde statistieken en grafieken in PDF maken voor het jaarverslag.
(In de onderstaande schermafbeeldingen ziet u fictieve gegevens staan.)
Klagers en aangeklaagden
De gegevens over klagers en aangeklaagden en hun problematiek vormen de kern van KRS Klachtenfunctionaris. In de vele velden registreert u extra informatie die relevant is voor de rapportage die u uiteindelijk maakt.
Klacht registreren
U registreert de klacht met alle relevante gegevens, die u van de klager heeft ontvangen. U kunt een terugkoppeling schrijven en deze eventueel aan de klager toesturen.
Eenvoudig een verslag maken
U registreert elk verslag van de activiteiten rondom de klager evenals de vorm van contact, zoals face-to-face of telefonisch. Ook als u contact heeft met een naaste, deskundig of getuige over de klager, kunt u dat vastleggen.
Beëindiging en dossier
Als de behandeling is beëindigd, maakt u een advies voor de klager en mogelijke anderen die betrokken zijn. Alle gespreksverslagen, het behandelingsverslag en het voorblad vormen tezamen het digitale dossier.
Vanzelfsprekend staan in alle rapportages het logo en de naam van uw instelling.
Documenten
U kunt documenten die u ontvangen heeft in KRS opslaan (PDF Word, Excel, etc).
Daarnaast kunt u van alle teksten die u in KRS schrijft een brief in PDF maken en deze apart opslaan. Deze PDF beveiligt u altijd met een wachtwoord en kunt deze dan vanuit KRS inzien of mailen naar een belanghebbende.
In het voorbeeld hiernaast zal dan uw eigen logo komen te staan en de handtekening van de persoon die de brief maakt en verstuurt.
Standaardbrieven en brievenmodule
De standaardbrieven (bevestiging, niet-ontvankelijk, verlenging en afsluiting) kunt u direct printen of er een PDF (met wachtwoord) van maken. De informatie hiervoor vult u bij de andere tabbladen in.
In de brievenmodule maakt u correspondentie met een 'vrije' inhoud en richt deze naar de klager, beklaagde of een betrokkene. Alle brieven van een dossier heeft u zo altijd bij de hand.
Signaleringskaart
In de signaleringskaart verbindt u klachten die een overeenkomst hebben en koppelt daar de klagers aan. In de rapportage die u vervolgens met een druk op de knop maakt, heeft u dan een dwarsdoorsnede door uw klachten met inhoudelijke informatie.
Rapportages, grafieken en Excel
Door verslagen van de contacten met de klager te registreren, bouwt u tegelijkertijd aan een geanonimiseerde datarapportage over alle klagers van een organisatie en de problematiek.
U maakt snel en eenvoudig rapportages door een druk op de knop. De periode waarover u een rapportage wilt maken is volledig vrij: u kiest zelf een begin- en einddatum.
U voert de naam in van uw instelling en het eigen logo.
KRS werkt op ieder apparaat
- op Windows en Mac computer. Hiervoor heeft u het programma FileMaker Pro Advanced 18 nodig. U kunt in een netwerk met maximaal vijf gebruikers tegelijkertijd samenwerken.
- op iPad tablet (een los toetsenbord is aanbevolen). De iPad heeft dezelfde functionaliteit als de computer-versie. U gebruikt dan de app FileMaker Go 18.
- online (u sluit zelf een contract met een provider af). U kunt dan met een browser inloggen en samenwerken in een team.
Het systeem kent een zogenoemd coderingswachtwoord. Hierdoor kan het systeem nooit geopend worden met speciale hackingtools.
Daarbovenop heeft iemand alleen toegang met een geldige combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord.
Ook als een coördinator, die meer rechten heeft in het systeem, bij een collega klachtenfunctionaris inlogt, ziet hij of zij nooit de vertrouwelijke gegevens van klagers.
Het registreren van de gegevens in KRS Klachtenfunctionaris biedt veiligheid en vertrouwelijkheid van data zoals in de AVG-wetgeving is vastgelegd.
