KRS Vertrouwenspersoon
KRS is eenvoudig in gebruik en doeltreffend in rapportage:
- Opnemen gegevens van melders (of hun vertegenwoordiger) en aangeklaagden
- Verslagen schrijven van contactmomenten met melders, aangeklaagden en eventuele betrokkenen
- Documenten opnemen
- Automatisch geanonimiseerde statistieken voor het jaarverslag
(In de onderstaande schermafbeeldingen ziet u fictieve gegevens staan.)
Melders en aangeklaagden
De gegevens over melders en aangeklaagden en hun problematiek vormen de kern van KRS Vertrouwenspersoon. In de vele velden registreert u extra informatie die relevant is voor de rapportage die u uiteindelijk maakt.
Eenvoudig een verslag maken
U registreert elk verslag van de contactmomenten met een melder evenals de vorm van contact, zoals face-to-face of telefonisch. Ook als u contact heeft met een andere deskundige/getuige/betrokkene over de melder/klager, kunt u dat vastleggen.
Beëindiging en dossier
Als het contact is beëindigd, maakt u een advies voor de melder en mogelijke anderen die betrokken zijn. Alle gespreksverslagen, het behandelingsverslag en het voorblad vormen tezamen het digitale dossier.
Vanzelfsprekend staan in alle rapportages het logo en de naam van uw instelling.
Documenten
U kunt documenten die u ontvangen heeft in KRS opslaan (PDF Word, Excel, etc).
Daarnaast kunt u van alle teksten die u in KRS schrijft een brief in PDF maken en deze apart opslaan. Deze PDF beveiligt u altijd met een wachtwoord en kunt deze dan vanuit KRS inzien of mailen naar een belanghebbende.
In het voorbeeld hiernaast zal dan uw eigen logo komen te staan en de handtekening van de persoon die de brief maakt en verstuurt.
Rapportages, grafieken en Excel
Door verslagen van de contacten met de melder te registreren, bouwt u tegelijkertijd aan een geanonimiseerde datarapportage over alle melders van een organisatie en de problematiek.
U maakt snel en eenvoudig rapportages door een druk op de knop. De periode waarover u een rapportage wilt maken is volledig vrij: u kiest zelf een begin- en einddatum. KRS telt alle relevante data, zoals: geslacht, leeftijdsopbouw, functie, soort contact, problematiek en verwijzing naar andere instanties.
Van de verschillende data en variabelen maakt u volledig automatisch heldere en inzichtelijke grafieken in pdf. Alle data kunt u met een klik naar Excel exporteren.
U voert de naam in van uw instelling en het eigen logo.
KRS werkt op ieder apparaat
- een Windows of Mac computer. Hiervoor heeft u het programma FileMaker Pro Advanced 18 nodig.
- op iPad tablet (een los toetsenbord is aanbevolen). De iPad heeft dezelfde functionaliteit als de computer-versie. U gebruikt dan de app FileMaker Go 18.
- online (u sluit zelf een contract met een provider af). U kunt dan met een browser inloggen en iedere vertrouwenspersoon ziet alleen de eigen gegevens.
Veiligheid en vertrouwelijkheid
Het systeem kent een zogenoemd coderingswachtwoord. Hierdoor kan het systeem nooit geopend worden met speciale hackingtools.
Daarbovenop heeft iemand alleen toegang met een geldige combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord.
Ook als een coördinator, die meer rechten heeft in het systeem, bij een collega vertrouwenspersoon inlogt, ziet hij of zij nooit de vertrouwelijke gegevens van melders.
Het registreren van de gegevens in KRS Vertrouwenspersoon biedt veiligheid en vertrouwelijkheid van data zoals in de AVG-wetgeving is vastgelegd.
